Spravujte svůj čas - odborné poradenství

Řekneme vám o nejužitečnějších nástrojích pro práci s kalendářem, které popsal Daniel Browne - autor "Zdroje energie".

Princip Pareto uvádí, že prácevyplňte celý čas přidělený k tomu. Kalendář je váš nástroj pro časový rozpočet, který vám umožní efektivně se vyrovnat s jakýmkoli obchodem nebo projektem, na kterém pracujete. Neplánovaný čas, s největší pravděpodobností, bude obsazen práce. Použijte následující pravidla, která vám pomohou používat kalendář:

1. Kalendář by měl představovat skutečný obraz o tom, jak budete používat svůj čas.

Mělo by se naplánovat všechno, co je pro vás důležité a musíte udělat. Výjimku lze učinit pouze pro malé úkoly, které strávíte méně než patnáct minut.

2. Udělejte čas na definování plánů pro konkrétní dny a týdny.

Podrobné plánování vám pomůže ušetřitSoustřeďte se na to, co děláte v určitém okamžiku, a neberte z plánu. Nejlepší je naplánovat den vpřed v noci, kdy jste dokončili svou práci a máte představu o tom, co by mělo být přeneseno do zítřka. Učinit nebo upravit plán v dopoledních hodinách je vhodné pouze v případě, že v noci přijít s kreativní nápad, nebo si vzpomněl na naléhavou záležitost.

3. Zbavte se seznamů úkolů.

Po napsání všeho, co musíte udělat na papíře, vyuvolněte svoji hlavu, ale problém je, že ve vašem seznamu případů nebudete omezeni na konkrétní lhůty a v důsledku toho nebudete vědět, kdy je můžete naplnit.

4. Použijte upozornění na úlohy, které jsou pevně svázány s časem.

Pokud máte co dělatv určitou dobu zapněte varování nebo signál, který jim připomene. Navzdory skutečnosti, že upozornění pomáhají udržet pocit času, je nejlepší, abyste je nepoužívali pro případy, které nejsou časově omezené, protože pokud jsou připomenutí přijímána příliš často, prostě přestanete reagovat na ně.

5. Naplánujte řešení pro úkoly s flexibilními termíny.

Obvykle věci, které to nevyžadujízapojili se do určitého času, vložili do seznamů, často se na ně zapomněli nebo převedli další den. Zahrnutím je do plánu zvýšíte pravděpodobnost jejich řešení. Vezměte je na čas, kdy je budete s největší pravděpodobností schopni je vyřešit.

6. Vytvořte kalendář svého nejlepšího přítele.

Dokonce i když používáte elektronický deníknastavte upozornění, měli byste čas od času odkazovat na svůj kalendář. To vám umožní získat představu o nadcházejícím dni. Kalendář je třeba prohlížet nejméně dvakrát denně. Nejlepší ze všeho, pokud se na to podíváte pokaždé, když dokončíte další věc. Vymažte dokončené případy nebo je zvýrazněte barevně, abyste zjistili, že práce na nich jsou dokončeny.

7. Rozdělte velké úkoly na menší a plánujte jejich řešení.

Často při práci na velkých projektech můžeZdá se, že není třeba nic naplánovat, protože je již známo, co dělat v následujících dnech nebo týdnech. Nicméně, pokud nejste příliš organizovaná, pak přibližná představu o tom, co děláte a přibližný časový rámec, ovlivní Vaši produktivitu, protože absence časových rámců v rozvrhu vás zbaví pocitu naléhavosti. Nenechte se zastavit, pomůže vám rozdělit projekt na dílčí úkoly a naplánovat řešení pro každý z nich v kalendáři.

8. Nezapomeňte stanovit přestávky mezi případy.

Hlavní úskok v plánování -nedostatek realismu. Při plánování úkolů, aniž byste museli vzít v úvahu rozptýlení nebo přestávky potřebné k přechodu na další případ, riskujete ztrátu zaměření, vyřazení z rozvrhu a čelit potřebě dohonit zbytek času. Postupem času začnete myslet, že plánování nefunguje a vy se vzdáváte myšlence zajistit produktivitu. Pokud poskytnete odpočinek, přestávku na oběd, čas na cestu a rozptýlení, získáte realistický obraz o tom, co musíte udělat a na co bude vynaložen čas, což znamená, že můžete plánovat svůj den efektivněji.

9. Naplánujte si čas přípravy hovorů a nadcházejících schůzek.

Musíte být pozdě na setkánívzhledem k tomu, že jste neposkytli dostatek času na silnici a vzhled zátěže. Při plánování přípravy času ve vašem kalendáři se zbavíte stresu, pokud potřebujete pouze zjistit trasu nebo vyhledat telefonní číslo těsně před vyjezdem, když potřebujete volat zákazníka. Plánujete čas na cestu, zjistěte přesný čas přepravy a poskytněte příležitost zachytit šálek kávy po cestě.

10. Naplánujte čas během dne pro nepředvídané úkoly a okolnosti.

Jak často se vaše věci pokazí? Každý den, jednou týdně? Uveďte ve svém plánu čas pro nepředvídané okolnosti, a pokud se neobjeví, můžete jej vždy použít k provedení jiné práce. Analyzujte, kolik času během dne přichází na neplánované hovory nebo přestávky a naplánujte si je ve svém plánu. S největší pravděpodobností nejdříve nadhodnotíte nebo podceňujete čas, který potřebujete, ale se zkušenostmi se zvýší přesnost vašeho odhadu.

11. Rozvíjejte zvyk plánování.

Jakmile máte nový úkol, okamžitěTaké si jej dejte do plánu. Pokud z jakéhokoli důvodu to není možné, vzít si poznámku do poznámkového bloku, smartphonu, tabletu nebo jiného zařízení, které používáte. Okamžitý vstup úkolu do jízdního řádu nejprve eliminuje potřebu pamatovat si, co musíte udělat, a za druhé vylučuje možnost, že zůstane nevyřešena.

Pokud budete muset pravidelně sledovatpožaduje nebo organizuje schůzky, zajistí je v týdnu kalendářního času a jednoduše přidá položky do zadaného intervalu. V elektronickém kalendáři, například v aplikaci Outlook, můžete tyto položky umístit do sekce poznámky. V papírovém deníku, kde není žádné místo pro všechny položky, můžete je nakreslit jako samostatný seznam, vázaný na danou dobu.

12. Používejte pouze jeden kalendář pro plánování práce a všechny ostatní problémy.

Pokud jde o váš život, mezi prací avolný čas by neměl být rozdělen. Tyto oblasti vašeho života jsou odrazem toho, jak spravujete svůj čas. Použijete-li dva kalendáře, rozptýlíte pozornost a znesnadníte kontrolu času.

13. Použijte buněčnou metodu.

Jeho principem je rozdělitden po několik velkých časových intervalů. Maximální účinnost zajišťují segmenty nejméně jedné hodiny a půl. Počet takových buněk se může lišit od tří do šesti. Nejjednodušší je den sestávající ze tří buněk, které odpovídají rannímu, odpolednímu a večernímu období.

Časové intervaly nejsou ničím jiným než bloky úspěchů, nebo čas, kdy budete zapojeni do nejdůležitějších záležitostí.

Jedna buňka nepředpokládá, že jepouze jeden pracovní úkol. Pro toto období můžete naplánovat libovolný počet případů. Například pokud je velikost ranní buňky tři hodiny, můžete naplánovat čtyři 15-minutové a dvouhodinové úlohy. Kombinujte několik malých úkolů do bloků o délce 30 minut nebo ještě lépe do buněk hodin.

Cítili jsme se zaneprázdněnimalé úkoly a velké bloky přispívají k vytváření přemýšlivých plánů a dávají dojem, že jsme dosáhli svého cíle. Snažte se plnit buňky rutinními nebo neproduktivními úlohami. Pokud potřebujete spoustu času pro administrativní záležitosti, vytvořte pro ně samostatnou buňku. Musíte být produktivní, zaneprázdněni. A nezapomeňte shrnout konec každého intervalu.

Strukturování buněk vám pomůže co nejúčinněji využít čas přidělený plánovaným případům. V buňce byste měli udělat něco, co je pro vás opravdu důležité.

• 
  buňku nebo večer pro relaxaci;


• 
  buňku nebo datum pro datum;


• 
  buňka nebo večer věnovaný osobnímu růstu nebo učení;


• 
  buňku nebo večer věnovaný dětem a rodině;


• 
  buňka pro komunikaci;


• 
  buňka pro práci pozdě;


• 
  buňka pro chod do kina;


• 
  buňka pro trénink.

14. Použijte svůj volný čas moudře.

Když se podíváte na buňky, získáte představu o tomkolik máte volný čas. Každý z pěti pracovních večerů vám nabízí tři až šest hodin volného času. Je patnáct až třicet hodin týdně. Můžete je utrácet na všechno: relaxovat, společně s rodinou a dětmi, obědvat v restauraci, jít do kina. Pokud k nim přidáte víkend (to je dalších třicet šest hodin nebo dalších šest - dvanáct buněk), obdržíte od půldesáti do sedmdesát šest hodin volného času týdně! Je to váš čas provést celou řadu projektů - např. Učit cizí jazyk, psát knihu atd.

Použijte tyto tipy a budete mocivýrazně zvyšovat jejich produktivitu, udržet klid, udržet si kontrolu nad svým životem a získat více volného času pro sebe a své blízké!